Petit guide de télétravail à l’heure du confinement : des outils et des méthodes utilisables aussi bien en télétravail qu’en entreprise.

Episode 5 – Manager une équipe à distance

En cours de tournage 🙂

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Episode 4 – Adapter l’agilité au télétravail : le sprint

Durée de la vidéo : 2 minutes 14

Les rituels et pratiques agiles peuvent parfaitement s’adapter au télétravail, c’est le cas notamment des “sprints”, c’est-à-dire le découpage du temps de travail en cycles de 15 jours.

Episode 4 – Adapter l’agilité au télétravail : le sprint

Points-clés de la vidéo :

  • Un sprint est un cycle de travail, généralement de 15 jours.
  • Le sprint début toujours par une réunion (à distance en période de confinement) ayant pour objectif de prioriser ce qui va être réalisé par l’équipe au cours du cycle de travail.
  • Les actions sont matérialisées par des post-it – matériels ou virtuels – et classées dans un tableau d’affichage (un tableau “kanban”), constitué de plusieurs colonnes : A faire – En cours – En attente – Fait.
  • Les post-it sont déplacés par l’équipe d’une colonne à l’autre en fonction de leur état d’avancement au cours du cycle de travail.
  • Le cycle se termine par une réunion (la “rétrospective”) qui a pour objectif d’améliorer la manière dont l’équipe travaille : ce que l’on décide de conserver pour le prochain cycle, ce que l’on décide d’arrêter et ce que l’on va tester.

Boîte à outils :

Trello est un outil en ligne qui vous permet de créer des tableaux d’affichage de type kanban. Il est gratuit (pour les fonctions de base) et s’utilise directement dans votre navigateur (il suffit simplement de créer un compte).

Bon à savoir :

A la fin de chaque cycle – tous les 15 jours – organisez un moment d’échange collectif pour améliorer la manière de travailler ensemble à distance.

Episode 3 – Communiquer efficacement

Durée de la vidéo : 3 minutes 06

La communication est au coeur des relations professionnelles, la technique “Faits – Opinions – Sentiments” est particulièrement efficace pour améliorer la manière dont on communique au sein d’une équipe.

Episode 3 – Communiquer efficacement

Points clés de la vidéo :

  • Un fait est l’expression d’une information précise, vérifiable par tous : un fait est objectif et indiscutable.
  • Une opinion est l’expression d’un avis personnel : une opinion est toujours subjective et discutable.
  • Un sentiment est l’expression d’un ressenti personnel : un sentiment est subjectif (car propre à la personne) et indiscutable.
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Comment utiliser cette technique ?

  • Privilégiez l’expression de faits et de sentiments qui sont indiscutables, aux opinions qui génèrent généralement débats et justifications, et qui peuvent mener rapidement à des tensions ou des conflits.
  • Validez vos opinions par des faits et privilégiez l’emploi du “je” lorsque vous exprimez vos opinions, par exemple “je pense que” ou encore “à mon avis”. Cela évite les généralités, source de nombreuses tensions au sein d’une équipe.
  • Vous connaissiez déjà cette technique, rappelez-vous : “On ne dit pas ce n’est pas bon (opinion), on dit je n’aime pas (sentiment)” 😉

Bon à savoir :

Privilégiez les faits et les sentiments (qui sont indiscutables) aux opinions.

Episode 2 – Gérer ses (nombreux) e-mails

Durée de la vidéo : 2 minutes 07

La première conséquence du télétravail est une augmentation du nombre d’e-mails qui arrivent quotidiennement dans votre boîte de réception.

Episode 2 – Gérer ses (nombreux) e-mails

Points clés de la vidéo :

  • Un e-mail ne doit traiter que d’un seul sujet, et l’objet doit indiquer précisément en quoi le message consiste.
  • Utilisez les fonctions “Marquer comme lu” pour les e-mails traités et “Marquer comme non lu” pour les e-mails non traités : cela vous permet de visualiser d’un seul coup d’oeil ce qui reste à faire.
  • Créez des dossiers (par clients ou par projets par exemple) pour vider au maximum votre boîte de réception.
  • Utilisez les types de destinataires en fonction de votre objectif : utilisez la ligne “à” pour les personnes ayant une action à faire, et la ligne “cc” pour les personnes devant simplement être informées de votre message.
  • Adoptez des règles communes au sein de l’équipe, afin d’harmoniser vos pratiques et éviter la surcharge d’e-mails.

Bon à savoir :

Un e-mail = un seul sujet = un objet clair

Episode 1 – Organiser son espace de travail

Durée de la vidéo : 2 minutes 50

Télétravailler ne s’improvise pas, cela demande de la rigueur et de l’organisation. C’est d’autant plus vrai en cette période de confinement où le travail à distance est pour la plupart d’entre nous subi et non choisi.

Episode 1 – Organiser son espace de travail

Points clés de la vidéo :

  • Installez votre espace de travail dans un endroit calme et isolé (lorsque c’est possible).
  • Centralisez au même endroit ce dont vous avez besoin : fournitures, chargeurs, crayons, dossiers, etc.
  • Si votre bureau est temporaire (et doit être rangé en fin de journée), rassemblez l’ensemble de vos dossier dans un sac ou une boîte, qui fera office de casier.
  • Un bon environnement de travail est non seulement matériel mais aussi psychologique : pensez à vous donner des horaires de travail et à désactiver les notifications – par exemple des sites d’information mais aussi de vos e-mails ou messageries instantanées si nécessaire – qui pourraient vous perturber pendant le traitement d’un dossier.

Bon à savoir :

« Tout travail interrompu est moins efficace et prend plus de temps qu’un travail effectué en continu. » (loi de Carlson)

L’équipe SV-Play

Sébastien Galiana et Antonin Gaunand sont les fondateurs de SV-Play, une plateforme dédiée au travail en équipe, à l’agilité et au leadership.

Antonin et Sébastien, fondateurs de SV-Play